Como escolher corretamente uma agência de tradução: 6 perguntas-chave

Escolher uma agência de tradução para a sua empresa não é apenas «comprar palavras». A qualidade dos projetos multilingues depende tanto da competência linguística como da organização, ou seja, da gestão de projetos, da coerência terminológica, do controlo de qualidade, da segurança e de um método claro na hora de integrar ou não a tradução com IA.

Com este guia, pretendemos chegar às equipas de marketing, produção, assuntos jurídicos e regulamentares, localização e vendas que devem procurar um prestador de serviços linguísticos capaz de operar em grande escala, sem comprometer o nível de exigência. Trata-se de uma breve lista de aspetos a ter em conta, seis questões relevantes (mais uma extra).

Porque é importante contar com uma boa checklist

Ter uma lista adequada de critérios não é apenas uma forma de verificar a qualidade linguística. Estes critérios devem estar articulados e complementar-se para assegurar que a agência se adequa exatamente às suas necessidades.

Um projeto multilingue é uma cadeia de produção: briefing, preparação de ficheiros, gestão terminológica, tradução, revisão, controlo de qualidade, validações internas e, finalmente, entrega (muitas vezes em formatos específicos). Quanto mais línguas e partes interessadas, maiores são os riscos de incoerências, atrasos, revisões repetidas e custos impercetíveis.

Como entrega a agência produtos de qualidade? Como é medida essa qualidade? Como se organiza para controlar os seus projetos e os seus dados?

Para estabelecer os seus critérios, é possível utilizar recursos de referência como a norma ISO 17100: Requisitos para os serviços de tradução.

As seis questões mais relevantes na hora de escolher uma agência de tradução

1. Qual é a sua área de especialização?

O seu primeiro filtro deve ser o grau de experiência real no setor. Uma agência que traduz «de tudo» pode ser rentável para conteúdos simples, mas, no momento em que se trabalha com textos técnicos, jurídicos, sujeitos a regulamentação, médicos ou financeiros, a especialização contribui para a redução de riscos (manter uma terminologia precisa, conformidade, rastreabilidade, etc.).

Deste modo, uma pergunta imprescindível pela qual se pode (e se deve) começar é: «com que empresas do setor já colaborou?»

Depois desta pergunta, já se podem aprofundar os detalhes e as informações sobre:

• o tipo de conteúdo,
• o volume de trabalho,
• as línguas de trabalho.

Existem outros aspetos que vale a pena conhecer, como a criação de glossários e guias de estilo ou a gestão de informação regulamentar antiga.

Porque é que isto é importante? Porque um especialista na matéria reduz os erros terminológicos e de conformidade, cuja correção é cara ou, por vezes, muito cara.

2. Trabalha-se com tradutores nativos da língua de chegada? Como são selecionados?

Na prestação de serviços a empresas, a questão não é apenas se são nativos ou não, mas também como a empresa de tradução garante a exatidão, a coerência e a continuidade dos seus projetos. Por conseguinte, recomendamos duas perguntas-chave:

• Os tradutores trabalham apenas para a sua língua nativa?
• Como se comprovam as suas competências (especialização, estilo, rigor...)?

Não se contente com uma resposta vaga: pergunte pelo processo (testes, processo de integração, avaliações, verificação da validade, substituições) e pelo nível de regulação (revisores, linguistas e terminólogos responsáveis).

Porque é que isto é importante? Porque a qualidade depende tanto do nível dos linguistas como da forma de seleção e da continuidade dos mesmos nas equipas da agência.

3. Como se controlam a terminologia e a coerência linguística?

Esta é frequentemente a problemática mais importante nos programas multilingues, quando existe um mesmo produto, conceito e mensagem, mas variações entre línguas e lotes do mesmo. Uma boa agência deve ter um controlo da terminologia, ou seja, não só criar, validar, divulgar e manter glossários, mas também memórias de tradução limpas e utilizáveis.

As perguntas seriam:

• Quem escolhe a terminologia e quem a valida: o cliente, a agência ou ambos em conjunto?
• Como se podem rastrear as decisões e como evita a agência discrepâncias entre países e variantes? (por exemplo, entre o português europeu e o português do Brasil)
• Como se podem recuperar a memória e o glossário caso se pretenda mudar de fornecedor?

Porque é que isto é importante? Porque a coerência terminológica lhe poupa intermináveis idas e vindas, correções repetidas e evita que a sua mensagem se desvaneça ao passar de um mercado para outro.

4. Como se assegura a confidencialidade dos documentos?

No âmbito empresarial, a tradução é um processo que lida com dados sensíveis (estratégias, contratos, preços, dados técnicos ou até pessoais). É por isso que é necessário considerar a agência de tradução como mais um elo da cadeia de contratação externa e avaliar o acesso, o armazenamento, a conservação e as cláusulas contratuais.

Procure perguntas que lhe mostrem factos reais:

• Onde são armazenados os documentos, durante quanto tempo e quem tem acesso aos mesmos?
• Como se controlam as permissões (princípio do menor privilégio e acesso restrito por projeto)?
• Qual é a política de subcontratação e que compromissos contratuais são estabelecidos (acordos de confidencialidade, cláusulas contratuais e mecanismos de rastreabilidade)?

Quanto aos recursos de referência, pode consultar-se o RGPD (resumo oficial no EUR-Lex) e as orientações da CNPD sobre a subcontratação. Para projetos de elevada exigência, é importante perguntar também pela conformidade com a norma ISO/IEC 27001: Segurança da informação, cibersegurança e proteção da privacidade.

Porque é que isto é importante? Porque as consequências de um incidente de confidencialidade ou de uma contratação não controlada de serviços externos vão além do projeto de tradução, uma vez que representam um risco legal e contratual, além de afetarem gravemente a reputação da empresa.

5. Qual é o sistema de qualidade (QA) e como é avaliado?

O QA, do inglês Quality Assessment, não é um mero corretor ortográfico. No que diz respeito aos serviços para empresas, este inclui o cumprimento do que foi acordado durante o briefing e do guia de estilo, a coerência terminológica, a verificação de valores numéricos, unidades e referências do produto, além de, se necessário, as restrições de formato (etiquetas, variáveis, disposições).

Neste contexto, a avaliação da qualidade é crucial. Por isso, é necessário pedir a classificação de erros que utilizam (leve/grave/crítico), um exemplo de relatório ou de painel de controlo da qualidade e qual a estratégia de melhoria contínua que empregam, ou seja, como evita a agência que se repitam os mesmos erros. Em suma, um processo bem documentado, e não subentendido, é um excelente indicador de maturidade.

Porque é que isto é importante? Porque, sem métricas nem ciclos de melhoria, a qualidade depende das pessoas... o que significa que, quanto maior for o volume de trabalho, mais instável se torna.

6. Qual é a abordagem à tradução com IA?

Não se trata de saber se se está a favor ou contra: o objetivo é saber quando se vai utilizar IA, onde se vai estabelecer o limite, e a que controlo humano será sujeita. Uma agência madura explica a sua abordagem em função do tipo de conteúdo: marketing criativo, jurídico, técnico, regulamentar, etc.

Pontos a esclarecer:

• transparência: quando se utiliza tradução com IA,
• faturação ajustada,
• critérios de seleção: que conteúdos passam por este processo e quais não,
• segurança: que garantias oferece a utilização de uma ferramenta externa.

Para poder avaliar os critérios de pós-edição, a norma ISO 18587: Pós-edição do resultado de uma tradução automática pode servir de referência. Se quiser saber mais sobre este assunto, consulte o nosso artigo sobre preços para serviços de tradução com IA.

Porque é que isto é importante? Porque, quando a IA não é bem controlada, pode deteriorar a marca da empresa, introduzir erros de sentido ou criar riscos de confidencialidade, dependendo da ferramenta utilizada.

Pergunta extra para principiantes: que ferramentas CAT utilizam?

Esta pergunta não é estritamente necessária para uma primeira escolha, mas mostra muito bem a capacidade de industrializar a coerência. As ferramentas CAT (Tradução Assistida por Computador) permitem gerir memórias de tradução, terminologia, controlos de qualidade automáticos e até fluxos de trabalho integrados (sistemas de gestão de tradução, conectores CMS, QA).

Se tem algum conhecimento da área dos serviços linguísticos, certamente já terá ouvido falar destas ferramentas CAT. Se não for o caso, pode consultar o nosso artigo para perceber rapidamente o que são as ferramentas CAT

O fundamental não é a «marca» da ferramenta em si, embora o mais recomendável seja, evidentemente, trabalhar com as melhores ferramentas do mercado, como o Trados ou o MemoQ. O primordial é saber como utilizá-la e aplicá-la.

Porque é que isto é importante? Porque utilizar boas ferramentas e tê-las bem configuradas transforma a tradução num processo industrializável e, por conseguinte, mais fiável, mais rápido e mais previsível.

Conclusão: escolher uma agência de tradução é escolher todo um sistema

Para poder selecionar uma agência de tradução para empresas capaz de gerir o multilinguismo do seu negócio, tem de avaliar a organização da mesma forma que o conhecimento linguístico: especialização, seleção de linguistas, coerência terminológica, confidencialidade, controlo de qualidade e uma abordagem clara à utilização de IA.

Estas 6 questões, mais a extra, dar-lhe-ão uma base sólida a partir da qual poderá comparar fornecedores e escolher com critério e sem erros.

Se quiser falar connosco sobre volume, línguas, restrições e nível de qualidade esperado, pode consultar a página da nossa agência de tradução.