O que é um TMS ou sistema de gestão de traduções?

Se chegou a este blogue em que explicamos brevemente o que é um TMS, ou sistema de gestão de traduções, o mais provável é que esteja numa destas situações: ou ainda gere as traduções com folhas de cálculo e e-mails, ou a sua equipa está a crescer e precisa de ordem, controlo e automatização.

Um TMS (Translation Management System) é um software concebido para centralizar, automatizar e controlar todo o ciclo de vida da tradução: desde a entrada de um pedido (de um cliente, de um departamento ou de outra empresa do grupo) até à publicação do conteúdo traduzido, com controlo de qualidade, memórias de tradução, glossários, integrações e métricas.

Neste blogue também faremos referência a 6 TMS muito populares, sem que isso queira dizer que sejam os melhores. Provavelmente não existe o “melhor”; no fim, trata-se de encontrar um que se ajuste às suas necessidades reais ao melhor preço.

A que se refere “TMS” no setor da tradução?

No setor da tradução, TMS é a sigla inglesa para “sistema de gestão de traduções”. A sua função é coordenar pessoas, conteúdos e ferramentas para permitir traduzir mais depressa, com menos erros e maior consistência.

Convém separar dois conceitos básicos:

• Ferramenta CAT (Tradução Assistida por Computador): aquilo que o tradutor utiliza para trabalhar segmento a segmento (memória de tradução, terminologia, controlo de qualidade linguística).
• TMS: encarregue da gestão e automatização (fluxos de trabalho, atribuições, aprovações, conectores, orçamentos, relatórios, etc.).

Na prática, muitas empresas de tradução ou departamentos internos de tradução combinam ambas as coisas ou integram-nas (por exemplo, pacotes que incluem TMS + CAT + automatização).

O que faz um TMS num fluxo de trabalho real

Quando um TMS está bem configurado, muda o dia a dia do utilizador. Não é “apenas mais um software”, mas sim a espinha dorsal que liga o conteúdo, as equipas e os fornecedores.

1) Centraliza pedidos e reduz o caos

Em vez de “quem tem a última versão?” ou “o que faltava traduzir?”, um TMS dá-lhe um único ponto de entrada para projetos, estados e responsáveis, oferecendo rastreabilidade (quem aprovou o quê e quando) com datas visíveis.

Isto é especialmente útil quando trabalha com vários idiomas, várias equipas ou fornecedores e uma elevada frequência de projetos de tradução.

2) Automatiza tarefas repetitivas, evitando erros humanos

Os TMS costumam automatizar tarefas como a deteção de alterações (só se traduz o que é novo), a pré-tradução com memória de tradução, os controlos de qualidade automáticos (etiquetas, variáveis, consistência) e a ligação a sistemas de tradução automática (por exemplo, DeepL ou OpenAI), entre outras funcionalidades.

O essencial não é “tornar tudo automático”, mas sim criar fluxos de trabalho para que o processo seja previsível, repetível e controlável. Por exemplo, podemos criar um fluxo de trabalho que cumpra os requisitos estabelecidos na norma ISO 17100 sobre serviços de tradução.

3) Melhora a coerência com memórias, glossários e contexto

Com uma boa memória de tradução e uma base de dados terminológica, deixa de “reinventar” traduções e mantém a coerência entre equipas, campanhas e versões. As memórias de tradução permitem reutilizar segmentos aprovados e poupar tempo e custos.

4) Integra-se com o seu ecossistema

Um TMS moderno costuma estar ligado a: CMS, repositórios de código, ferramentas de produto, sistemas de tickets, etc. Assim, reduz o “copiar e colar” e aproxima a tradução do local onde o conteúdo é gerado.

TMS na nuvem versus instalação local: diferenças, prós e contras

Escolher entre a nuvem e as suas próprias instalações não é apenas uma decisão técnica: afeta os custos, a segurança, a velocidade de implementação e a capacidade de colaboração.

O que significa cada modelo

• Na nuvem (SaaS): acede através do navegador; o fornecedor aloja e mantém a plataforma.
• Instalação própria: instala o TMS nos seus servidores (ou numa infraestrutura controlada pela sua organização) e a sua equipa assume a operação e a manutenção.

Prós e contras do modelo na nuvem

Prós: arranque mais rápido e atualizações contínuas; colaboração em tempo real e acesso para equipas distribuídas; escalabilidade sem redimensionar servidores.

Contras: integrações ou exportações complexas se não forem bem planeadas; requisitos de conformidade em matéria de cibersegurança e sistemas de informação (reveja o contrato de subcontratação, as localizações dos dados e os controlos de acesso).

Prós e contras do modelo em instalações próprias

Prós: maior controlo sobre a infraestrutura, as redes e as políticas internas; possível adequação a ambientes muito regulamentados; alinhamento com os requisitos de segurança empresariais.

Contras: custo e carga operacional (correções, atualizações, cópias de segurança); aumentar a escala costuma ser mais lento; a colaboração com externos pode tornar-se mais complicada (VPN, acessos, permissões).

Seis TMS populares: história, sede e comprador ideal

1) memoQ (memoQ Translation Technologies)

• Ano de aparecimento (origem): 2004.
• Sede: Budapeste (Hungria).
• Breve história: O memoQ foi criado por três especialistas húngaros em tecnologia linguística: Balázs Kis, István Lengyel e Gábor Ugray, com a ideia de melhorar a colaboração entre tradutores e a gestão de recursos linguísticos. Em 2006, foi lançada a primeira versão pública do memoQ, inicialmente como ferramenta de tradução assistida (ferramenta CAT). Com o tempo, evoluiu para um TMS completo que integra gestão de projetos, colaboração em servidor e automatização de fluxos de trabalho.
• Comprador ideal: equipas de localização e fornecedores de serviços linguísticos que querem controlo avançado de recursos linguísticos e colaboração.

2) Phrase

• Ano de aparecimento: 2012.
• Sede: Hamburgo (Alemanha).
• Breve história: O Phrase foi criado em 2012, em Hamburgo (Alemanha), como uma plataforma focada na gestão de traduções para software e produtos digitais. Inicialmente conhecida como PhraseApp, o seu objetivo era facilitar a localização contínua de aplicações e sítios Web, integrando-se diretamente com repositórios de código e fluxos de desenvolvimento ágeis utilizados por equipas de produto e desenvolvimento.
  
  En paralelo, Memsource había sido fundada en 2010 en Praga (República Checa) por David Canek, con el objetivo de crear un TMS basado en la nube que simplificara la gestión de proyectos de traducción para empresas y proveedores de servicios lingüísticos (LSP). Memsource se posicionó rápidamente como una alternativa moderna a los sistemas tradicionales instalados localmente, gracias a su enfoque cloud-first, su motor de traducción automática integrada y sus capacidades de automatización de proyectos.
  
  En 2021, la empresa detrás de Phrase adquirió Memsource y ambas tecnologías se integraron progresivamente en una misma plataforma. A partir de esta fusión, la marca evolucionó hacia Phrase Localization Platform, una suite completa que combina gestión de localización para software, automatización de flujos de traducción, integración con herramientas de desarrollo y gestión de proyectos multilingües.
• Comprador ideal: empresas digitales (produto, aplicação, Web, marketing) que procuram integrações e um aumento rápido de escala.

3) RWS Trados

• Ano de aparecimento (origem): A Trados nasce como empresa em 1984 (Estugarda, Alemanha).
• Breve história: A Trados foi fundada em 1984 em Estugarda (Alemanha) como uma empresa especializada em ferramentas de tradução assistida por computador (CAT). Durante os anos noventa e o início dos anos 2000, as suas soluções, especialmente o Trados Translator’s Workbench e, posteriormente, o SDL Trados Studio, consolidaram-se como um dos padrões de facto na indústria da tradução profissional.
  
  En 2005, la empresa fue adquirida por SDL, compañía británica dedicada a tecnologías lingüísticas y gestión de contenidos globales. Bajo SDL, el ecosistema Trados evolucionó significativamente, integrando nuevas funcionalidades de gestión terminológica, memorias de traducción avanzadas y herramientas de gestión de proyectos lingüísticos.
  
  Posteriormente, en 2020, RWS Holdings, un grupo británico especializado en propiedad intelectual, servicios lingüísticos y tecnología de localización, adquirió SDL. Tras esta operación, el portafolio de tecnologías lingüísticas pasó a formar parte de RWS, que hoy desarrolla soluciones como Trados Studio y Trados Enterprise, combinando herramientas TAO ampliamente utilizadas por traductores con plataformas de gestión de traducción para empresas y organizaciones globales.
• Sede: A RWS é um grupo sediado no Reino Unido.
• Comprador ideal: tradutores profissionais, equipas linguísticas e organizações que valorizam um ecossistema amplamente difundido.

4) Smartling

• Ano de aparecimento: 2009.
• Sede: Nova Iorque (Estados Unidos).
• Breve história: A Smartling foi fundada em 2009 em Nova Iorque (Estados Unidos) com o objetivo de modernizar a gestão da tradução para empresas digitais. Desde o início, a plataforma foi concebida como um TMS baseado na nuvem, orientado para simplificar a localização de conteúdos Web e aplicações através de integrações diretas com sistemas de gestão de conteúdos e ferramentas de desenvolvimento.
  
  Uno de los elementos diferenciales de Smartling fue la introducción temprana de la traducción «en contexto», que permite a los traductores visualizar el texto directamente dentro de la interfaz de una página web o aplicación, reduciendo errores y mejorando la coherencia de la experiencia del usuario. Con el tiempo, la plataforma ha ampliado sus capacidades hacia la automatización de flujos de localización, la gestión de grandes volúmenes de contenido digital y la integración con motores de traducción automática y sistemas empresariales, posicionándose como una solución orientada a empresas que publican contenido global a gran escala.
• Comprador ideal: empresas com um grande volume de conteúdos Web/aplicações/ajuda e integrações.

5) Lokalise

• Ano de aparecimento: 2017.
• Sede: origem em Riga (Letónia).
• Breve história: A Lokalise foi fundada em 2017 por Nick Ustinov e Sergei Egorov e tem origem em Riga (Letónia). A plataforma nasceu com o objetivo de simplificar a localização de produtos digitais para equipas de desenvolvimento e produto que trabalham com metodologias ágeis. Desde o início, foi concebida como uma solução na nuvem, pensada para se integrar diretamente nos fluxos de trabalho de desenvolvimento através de APIs, repositórios de código e ferramentas de gestão de projetos.
• Comprador ideal: equipas de desenvolvimento e produto que integram a localização no ciclo de lançamento.

6) Crowdin

• Ano de aparecimento: 2009.
• Sede: origem na Ucrânia, com sede social atualmente na Estónia.
• Breve história: A Crowdin foi fundada em 2009 por Serhiy Dubovyk e tem origem na Ucrânia. A plataforma foi criada com o objetivo de facilitar a localização colaborativa de software e produtos digitais, especialmente em projetos que exigem a participação simultânea de programadores, tradutores e comunidades de utilizadores. Desde o início, foi concebida como uma solução totalmente baseada na nuvem, orientada para simplificar a gestão de traduções em ambientes de desenvolvimento e para se integrar facilmente com repositórios de código e ferramentas de gestão de projetos.
• Comprador ideal: organizações com uma forte dependência de integrações e colaboração flexível.

Como se enquadra um TMS numa estratégia de tradução profissional

Um TMS dá-lhe estrutura; a qualidade surge quando o processo está bem concebido e os recursos linguísticos (memórias, glossários, guias de estilo) se mantêm vivos.

Se o seu principal desafio é localizar o produto e a documentação técnica, o que vai precisar é de um TMS especializado em tradução de software (integrações, formatos, consistência terminológica). E se o seu foco é a promoção internacional, traduzir a sua página Web será essencial para não perder conversões por falta de adaptação linguística e cultural.

Em todo o caso, se está a pensar profissionalizar todo o processo do princípio ao fim e aspira a realizar trabalhos com padrões de tradução profissional, a conceção dos processos, os controlos de qualidade e a especialização farão a diferença quando o volume aumentar.

Conclusão

Um TMS não se resume a comprar «o software da moda», mas sim a criar um sistema: conteúdo interligado, funções claras, automatização sensata e qualidade controlada. Se hoje gere traduções manualmente, um TMS pode devolver-lhe tempo, consistência e tranquilidade.